.png){kind=small}
Viešasis sektorius
Ministerijos, savivaldybės, valstybinės agentūros ir jų padaliniai kiekvieną dieną priima sprendimus, darančius įtaką tūkstančiams gyventojų ir verslų. Tačiau net ir pažangiausios institucijos neretai susiduria su vidinės tvarkos iššūkiais – biurokratiniais vėlavimais, besidubliuojančiomis atsakomybėmis ar per dideliu priklausymu nuo pavienių darbuotojų.
Kuo didesnė sistema – tuo daugiau svarbos įgyja maži, bet stabilūs procesai.
Nuo dokumentų srautų ir komunikacijos iki personalo valdymo, viešųjų pirkimų stebėsenos ar CRM – tvarka šiose srityse tampa pamatu efektyviam ir pasitikėjimą kuriančiam viešajam valdymui.
Nord Unity padeda viešojo sektoriaus institucijoms išlaikyti šią tvarką.
Veikdami kaip išorinis operacijų padalinys, mes perimame kasdienes administracines užduotis, optimizuojame dokumentų srautus, palaikome komunikacijos kokybę ir užtikriname, kad sprendimai būtų įgyvendinti laiku, tiksliai ir skaidriai.
Iššūkiai šiame sektoriuje
Nors institucijų darbuotojai nuoširdžiai stengiasi, daugybė užduočių, procesų dubliavimasis ir sprendimų priklausomybė nuo pavienių asmenų sukuria perkrovą, kuri stabdo pažangą ir mažina gyventojų pasitikėjimą.
• Pertekliniai administraciniai darbai
Nemaža dalis darbuotojų laiką skiria ne viešosios vertės kūrimui, o dokumentų pildymui, protokolų sudarymui, šablonų ruošimui ar ataskaitų konsolidavimui.
• Didelė priklausomybė nuo „raktinių“ darbuotojų
Kai informacija laikoma vieno žmogaus galvoje ar kompiuteryje, visas padalinys tampa pažeidžiamas – ligos, atostogų ar išėjimo atveju.
• Lėtas vidinis informacijos judėjimas
Kol informacija pasiekia sprendimų priėmėją – dažnai ji jau pasenusi. Vidaus el. paštų srautas nereguliuojamas, o CRM dažnai iš viso nenaudojamas.
• Sudėtingas gyventojų ar suinteresuotų šalių aptarnavimas
Užklausos užstringa, niekas tiksliai nežino, kas atsakingas. Klientų patirtis – dažnai atsitiktinė.
• Neautomatizuoti ar nesusisteminti procesai
Nuo dokumentų registravimo iki veiklos ataskaitų – daugelis užduočių atliekamos rankiniu būdu arba Excel lentelėse.
• Skaidrumo ir atitikties spaudimas
Augant viešumo, audito ir ESG reikalavimams, institucijoms tenka investuoti daug resursų vien tam, kad įrodytų, ką jau padarė.
• Vėluojantys projektų terminai dėl vidaus koordinacijos trūkumų
Net ir gerai finansuojami projektai stringa dėl to, kad nėra paskirtų atsakomybių, tvarkaraščių ar ataskaitų struktūros.
Kaip padedame (mūsų sprendimai)
Viešajame sektoriuje kiekvienas papildomas žingsnis – tai papildoma atsakomybė.
Todėl mūsų tikslas – sumažinti perteklinį krūvį ten, kur įmanoma, ir sutvarkyti procesus taip, kad jie veiktų be nuolatinės priežiūros. Veikiame tarsi vidinis pagalbos padalinys: aiškiai, laiku, dokumentuotai.
• Dokumentų administravimas ir archyvavimas
Ruošiame ir prižiūrime tvarkas, įsakymus, atmintines, darbo sutartis, šablonus. Užtikriname, kad visa tai būtų saugoma centralizuotai ir pritaikoma bet kuriam padaliniui.
• Institucinių ataskaitų ir suvestinių rengimas
Sudarome periodines veiklos, viešųjų pirkimų, projektų eigos ar ESG ataskaitas. Rūpinamės duomenų surinkimu, sisteminimu ir pateikimu vadovybei ar kontroliuojančioms institucijoms.
• Gyventojų užklausų koordinavimas
Atsakome į el. laiškus, pildome CRM įrašus, nukreipiame klausimus atsakingiems skyriams, stebime SLA ir užtikriname, kad niekas neliktų be atsakymo.
• Kalendoriaus, posėdžių ir renginių administravimas
Koordinuojame susitikimus, siunčiame kvietimus, rengiame darbotvarkes, padedame užtikrinti, kad informacija būtų perduodama laiku ir aiškiai.
• Dalyvavimas projektų valdyme
Padedame sekti terminus, fiksuoti pažangą, ruošti komunikacinius šablonus ir užtikrinti, kad dokumentacija būtų paruošta ataskaitiniam ciklui.
• CRM ir gyventojų aptarnavimo sistemų priežiūra
Administruojame įrašus, stebime užduočių eigą, siunčiame automatizuotus pranešimus, formuojame ataskaitas iš gyventojų sistemos duomenų.
• Procesų standarto kūrimas
Aprašome žingsnius, atsakomybes, terminus – padedame sukurti aiškius darbo algoritmus, kurie galėtų veikti nepriklausomai nuo pavienių darbuotojų.
• Komunikacijos su išorės partneriais palaikymas
Rengiame el. laiškų šablonus, tvarkome informacinę medžiagą, siunčiame naujienas partneriams ar kitiems padaliniams.
Vertė, kurią sukuriame
Viešasis sektorius turi veikti sklandžiai net tada, kai aplinkybės nestabilios. Mes padedame tai pasiekti.
Mūsų pagalba – tai ne tik papildoma pora rankų, bet ir aiškumas, sistema, atsakomybė bei kontrolė. Padaliniai pradeda veikti kaip viena struktūra, o sprendimai priimami remiantis faktais, o ne nuojauta.
• Efektyvesnis žmogiškųjų resursų naudojimas
Specialistai gali susitelkti į strateginius klausimus ir vertės kūrimą, o ne į pasikartojančius dokumentų ar užklausų srautus.
• Tvarka ir nuspėjamumas kasdieniuose procesuose
Kiekviena užklausa, dokumentas ar projektas keliauja aiškiu keliu. Daugiau niekas „nepasimeta“ ar „neužstringa“.
• Mažesnė priklausomybė nuo konkrečių darbuotojų
Kai procesai dokumentuoti, o atsakomybės aiškiai paskirstytos – institucija veikia nepriklausomai nuo personalo kaitos ar laikino nedarbingumo.
• Pagerėjusi komunikacija su gyventojais
Aiškūs atsakymai, greitas reagavimas, struktūrizuoti el. laiškai – visa tai stiprina pasitikėjimą viešosiomis institucijomis.
• Skaidresni ir lengviau audituojami procesai
Suprantamos struktūros, automatizuotos ataskaitos ir dokumentų kontrolė padeda išlaikyti atitiktį be papildomo spaudimo.
• Paruoštumas projektams ir reformoms
Kai baziniai procesai veikia gerai – atsiranda galimybė realiai įgyvendinti pokyčius, nebijant vidinio pasipriešinimo ar chaoso.
• Reputacija, kuri kyla iš profesionalumo, ne iš pažadų
Kiekvienas gerai atliktas procesas – nuo pažymos iki ataskaitos – tampa tylia, bet tvirta pasitikėjimo forma.
